3月16日，秘书局与北京国际会议中心举行了邮联大会场地租用合作意向书的签字仪式。秘书局副局长刘华生、会场部部长刘惠明、财务部部长刁翊东、北辰集团副总经理赵惠芝、国际会议中心总经理贾继柯、党委书记郭文芝出席了签字仪式。刘惠明、贾继柯分别代表双方在意向书上签字。筹备聚焦
会场
3月16日，秘书局与北京国际会议中心举行了邮联大会场地租用合作意向书的签字仪式。秘书局副局长刘华生、会场部部长刘惠明、财务部部长刁翊东、北辰集团副总经理赵惠芝、国际会议中心总经理贾继柯、党委书记郭文芝出席了签字仪式。刘惠明、贾继柯分别代表双方在意向书上签字。
根据大会要求，并结合会议中心实际情况，秘书局制定了第22届邮联大会会场总体布局方案，并绘制了会场布局示意图。该方案得到了邮联国际局的认可。在此基础上，仔细研究了两个会场的座席排列方式，提出了各国代表座席分配的初步方案，并与邮联国际局交换了意见。
经过认真测量，秘书局还制定出代表团办公室布局图。根据要求，会议期间需设
立各与会代表团办公室208间。
为满足邮联大会的需要，经与北辰集团等有关部门反复研究与磋商，并经北京市政府批准，决定在会议中心东北侧接建一座新配楼。1998年4月初，新配楼开始动工。新建配楼为两层，共5千多平方米。目前，新配楼正在紧张施工中，主体工程将于今年年底竣工。
电子、通信设备
邮联大会电子表决系统和大会计算机网络系统招标发布会于98年初进行，一些厂家纷纷竞标。经过技术谈判、商务谈判和专家小组论证，保利电子技术有限公司、清华同方有限公司一举中标，将分别承担大会电子表决系统和计算机网络系统的建立工作。
5月6日，秘书局与保利电子、清华同方分别签署了协议。组委会副主席刘平源、秘书局副局长刘华生及中标公司领导出席了签字仪式。
目前，中标公司正在对两大系统进行设计和开发。
另外，为保证会议期间电话通信的便捷、通畅，大会电话通信网也正着手进行规划。秘书局将与北京市话局加强联系，确定电话网建立方案。
会议邀请
按照邮联的规定，大会东道国政府应在大会召开前一年向各会员国政府发出与会邀请。8月23日之前，已按照外交部和信息产业部批准的寄发方式通过外交途径将邀请信寄发给各会员国政府，并寄发了吴基传部长致各国邮政主管部门的欢迎信
为方便与会代表前来我国开会，秘书局编印了《大会前期导读》手册。该导读共分五部分，分别介绍了我国概况、东道城市北京、我国有关出入境的规定及关于22届邮联大会的各项服务指南等；同时还编印了饭店指南、保险指南、北京简介、常用汉语会话200名、大会会徽简介，这些材料已于9月初连同会议邀请信、报名表一起寄往与会各方，供代表提前阅读参考。
大会服务
按照大会组织工作协议的规定，东道国要向与会代表提供免费和付费的各项邮电服务，据此，我们将在会议期间设立大会临时邮局，提供协议中规定的免费邮件服务，其它国内、国际邮政服务以及长途电话和传真业务。
秘书局与北京邮政管理局进行了密切的联系，共同商讨如何建立好大会临时邮局。
鉴于邮联大会与会人员来自世界各国，他们有不同的生活习惯和宗教信仰，因此，秘书局在筹备工作中对这些因素也认真地加以考虑。近期分别走访了北京市宗教事务局、基督教、天主教协会等处，了解有关宗教事宜，以便在会议期间向信教代表提供宗教服务；按照不同地区饮食习惯，认真筹划了大会餐饮项目；同时还积极筹备交通、医疗和保险等方面的服务。
经秘书局与银行方面联系，目前基本确定了大会银行服务范围。届时，中国银行北京分行将负责大会银行业务，在会议中心设立银行临时机构，办理外币兑换、外卡取现等业务，可兑换币种达20多种，将大大方便外国来宾。
住宿、游览和宴会
2月21日至27日，刘平源秘书长率队赴上海、杭州与当地政府商谈大会期间参观游览的接待事宜。两地政府对此项活动非常重视，分别成立了活动筹委会，拟定了初步接待方案，并与秘书局保持密切联系。另外，经过考察，周末参观游览的地点、路线也已基本确定。届时，会间的两个周末参观游览将分2条路线，共4个景点。秘书局还同时考察了一些旅行社，为委托旅游服务选择合适的合作单位。
大会宴会服务筹备工作进展顺利。目前，已拟定出大会开、闭幕式晚宴活动的初步方案。经商定，大会开幕式晚宴将在人民大会堂大宴会厅举行。届时，组委会领导将出席宴会，对各国来宾表示欢迎。
宴会筹备的另一个方面根据惯例，一些代表团将利用这个机会举办宴会，进行相互交流。秘书局为此拟定了配合各申请国举办招待会的工作程序，并协助考察了各国招待会场地、服务等。目前，已完成了本届大会第一周的招待日程，并向有关方面寄发了资料。
经过认真考察和挑选，12家饭店最终确定为本届邮联大会指定饭店，其中五星级4家，四星级3家，三星级4家，另外还有国际公寓1家，客房共约2100间。这些饭店不仅在离会场的远近和交通方面比较适宜，也可满足与会者的不同要求。
