堆积如山的邮件

　　国际局的主要工作之一是汇集和处理各种信息和文件资料，并分送给万国邮联各会员国邮政主管部门。这些信息和文件资料涉及各个方面：规章制度、业务操作、宣传、技术、立法。安全等……一年内寄发的文件量能高达48吨，这正是一项巨大的移山工程，而且还是一件要求极为仔细的绣花工作。是谁最终对这些文件资料准确无误地完成分发工作呢？《邮联》杂志采访了国际局分发部门的几位主管。

　　国际局文件分发室位于大楼的一层，与印刷车间相连，这种安排强调了这两个部门之间的有机联系。实际上，从印刷车间出来的所有印刷品首先要到这个文件分发室的处理大厅；它通过每天所处理的邮件，在国际局和各会员国邮政主管部门及相关各方之间建立起日常的联系。但从某种意义上来说，这些只是看得见的“冰山一角”。因为国际局邮件／档案室也负责邮联所有文件和出版物的分类、储存和存档工作，行政理事会、邮政经营理事会和大会期间这些文件和出版物的分发和投送工作，国际局内部文件的分发工作以及所收到各种邮件的处理和管理工作，甚至还附带负贡国际局办公家具和办公用品清单的编造工作。总之，它们肩负着许许多多任务，这使人明白信息联络工作不是一句空话。
自左至右，正在准备邮件的是：FrancoIecci，Jacques Morier,Gilbert Mermod和 Stephane Vuillemin。

信 息

　　国际局内的信息资料主要有三大形式：文件、通知和通函以及出版物。它们之间的差别是显而易见的，因为它们的收件人虽然相互各有交叉，但他们并不相互包含。万国邮联各机构会议及大会的工作文件是在一年中逐步编写成的，而且只分发给万国邮联各会员国；通知和通函是各邮政主管部门和国际局之间以及通过国际局在各邮政主管部门之间互相进行交流的工具：而出版物显然是一次成型的印刷品，或需随时子以修订的日常印刷品（如细则、手册等），它们面向各邮政主管部门和邮政行业的其他经营者，标价出售，不受限制，也不受保密的制约。

寄发工作

　　每一种出版物都有其特定的收件人。因此，国际局文件分发室必须非常注意选对出版物，然后准确无误地分发给各自的收件人。为此，他们拥有一个数据库和专门设计的相关程序，以便能对全年繁杂的分发工作迅速地进行处理和管理。对每一类文件／出版物，对每一个收件人地址均分配了一个特别的编码，这样可以对邮件进行各种不同方式的分发。对于万国邮联各机构编印的出版物（如《集邮开发工作指南》或《世界商业信函指南》）以及国际局宣传处的出版物（《邮联》杂志），则另有不同的收件人地址清单。

　　每年，就这样从国际局寄发的“邮政公事”邮件重达 33至48吨。优先邮件与非优先邮件的平均比例在1：2和1：3之间。为寄发这些邮件，万国邮联与瑞士邮政签订了一份优惠协议。邮件只在内部进行称重，国际局每月根据各类（优先／非优先）邮件的重量清单和各寄达国的邮资费率支付费用。另外，这种“邮政公事”邮件是被免除终端费的。因此，瑞士邮政在年底进行结账时在总重量中扣除这部分邮件的重量，然后再寄给每个寄达国邮政主管部门，以便进行终端费结算。 

国际局文件登记室负责人 Mare Hausamman。

登 记

　　上述原则只适用于“公事”邮件，因为在国际局和邮政世界里不实行这种办法的各种经营者之间还有一系列宫方函件和“工作”函件。在这种情况下，国际局又成为瑞士邮政的一个“普通”客户。这类邮件首先经过国际局文件登记室，按优先／非优先邮件分成两类，然后再交给文件寄发室。

　　文件登记室在国际局所收到的邮件中挑出所有非署名邮件。这些邮件由登记室负责人MareHausammann开拆，在分析了来函内容后，分送给国际局相关人员；在此之前，内件要存入按会员国分类的文件档案中，日后国际局的答复意见再与它们存放在一起。

　　一旦所有信函都分到国际局工作人员的文件格日，就该是国际局内部信使 Francesco Lecci登场了。他把这些来自外部的邮件与内部邮件放在一起，然后不知疲倦地送到一个个办公室里。

　　大部分要求向邮联各会员国邮政主管部门散发通知的申请都要遵循这个程序。比如，菲律宾早在10月15日就发出通知，对于希望在圣诞节和新年进行投递的邮件，公布了接收邮件的截止日期：新西兰通知各会员国邮政主管部门，该国从2002年1月1日起调整特快专递邮件投递补偿费费率；伊拉克要求各邮政主管部门对它提出的请求予以答复，提供有关未抵达寄达地的总包和邮件的资料。每年这样处理的请求散发通知的申请在450至550件之间。

库存的管理

　　由于各种需要，对所有这些文件和出版物都要保存一定的数量。它们的库存、备份和档案的管理也是国际局邮件／档案室人员的工作。从中我们可以看出这个部门是多功能的。所有文件和出版物要存档2份。其额外保存和库存的份数取决于文件／出版物的类型。对库存的期限有专门的规定，这样可以随时处理过期的文件。可以举一个例子来说明这个问题：库存的历届大会文件只保留到新一届大会后新版文件出版为止，但留20份作为永久保存。各期《邮联》杂志的库存保留10年，15份保存30年，其中5份永久保存。邮件／档案室主任GilbertMermod和副主任 Stephane Vuillemin严格地按照所规定的日程表及时进行调整。

会议期间的国际局信使 Jahan Wenger。

会议期间

　　国际局邮件／档案室和国际局所有其他部门一样，每年有两段时间是最为繁忙的，那就是行政理事会和邮政经营理事会及其众多机构举行会议期间。在 10月和 4月，大量代表从世界各地来到伯尔尼，进行为期两周的集体工作。每天，在会议大厅里要讨论和处理许多问题。这时，文件分发室的人员得到了增强，如果没有他们全体人员的准备工作和后续的服务，任何会议都不可能召开。

   负责会议的技术监控：JacqueS Morier
正在 Heinrich von Stephan会议大厅控制室的工作岗位上。

　　在会议期间，国际局内部信使的任务是为会议代表和同传翻译准备各种文件。这些文件使用阿拉伯文、英文、西班牙文、法文、葡萄牙文和俄文。在不久以前，每一位代表可以在他自己的文件格口里收到他每天所需要的各种文件：而今天，只有会议议程投入文件格口。所有文件都按机构分类，摆放在会议大厅前廊内18米长的专用长桌上，放在各小会议厅的入口处，以供会议代表取用；会议文件还送到各同传翻译的工作室。应该说明的是，多年来，随着邮联各种机构的增多，所印发工作文件的数量也大幅增加。

　　一些技术性工作也要国际局文件分发室的人员和其他部门的增援人员来负责。Jacques Morier要进行全面的技术监控，不但要检查和控制各种声像设备，还要对会议和讨论进行录音、录像和存档，其中对三种语言（原发言语言、英文和法文）进行录音；今年，Michel Merguin协助他进行这方面的工作。

　　每隔5年，不久的将来有可能每隔4年一次的万国邮政大会使国际局邮件／档案室的工作进入临战状态，因为还要由该室负责国际局搬迁的组织工作，每一件拆下的物件都要妥为包装，作好标注，装进集装箱，运往大会东道国。

公事邮票

　　与联合国本身和联合国系统其他专门机构一样，万国邮联拥有自己的公事邮票。这是从万国邮联与瑞士邮政签署第一份协议的1957年开始的。这种邮票的面值很低（最高为2瑞士法郎），票面印有“万国邮政联盟”字样，只能按规定作为从伯尔尼万国邮联总部所寄发邮件的邮资使用。然后，这些邮票用有邮联大楼图案的特殊邮戳盖销。然而，集邮爱好者还是可以像集邮品一样购买这种邮票，但它们今后在任何情况下都不能作为邮资使用。像对联合国一样，这些邮票对邮联来说也是一个财源：瑞士邮政把销售这种邮票所得收入的一半返还给万国邮联。另外，一份新的合同文本目前正在协商。