任何人都不能否认，技术进步改变了世界市场的面貌。电子邮件和通信工具的来临，尽管仅仅涉及到某些领域，但给我们带来的印象是世界变得更小了。这些进步伴随着很大的希望：消费者希望等到更快速、更可靠、更廉价的服务，而企业应在越来越残酷的竞争氛围中努力向消费者提供这些业务。商业信函寄件人对邮政部门的企盼
任何人都不能否认，技术进步改变了世界市场的面貌。电子邮件和通信工具的来临，尽管仅仅涉及到某些领域，但给我们带来的印象是世界变得更小了。这些进步伴随着很大的希望：消费者希望等到更快速、更可靠、更廉价的服务，而企业应在越来越残酷的竞争氛围中努力向消费者提供这些业务。
身为国际集成商的Johnson ＆ Hayward国际邮件投递公司（总部设在美国）向数百家商业信函企业提供它的业务，公司深深意识到各家企业在当今世界形势下所肩负的压力。Henriette Hohnson是Hohnson ＆ Hayward公司的一个股东，同时也是万国邮联商业信函开发工作论坛的一名成员，他在本文中就商业信函产业对邮政部门的企盼进行了解释。
最低廉的价值，最优秀的投递
商业信函寄件人最希望其产品以最低廉的价位得到最优质的投递，这不足为怪。他们还希望采用简便和先进的方法来处理邮件。这同样也不足为怪，因为我们生活在科技时代，工作方便。
世界各国邮政部门所处的理想地位完全可以向商业信函的专业人员提供他们刚开始要求的业务。各国邮政也躲不开竞争：商业信函寄件人往往有机会与各国邮政合作，所以各国邮政能向商业信函寄件人和集成商提供他们迫切需要的服务已成为一种必需。
为了提供优质而又低廉的投递业务，邮政部门应为自己和商业信函寄件人建立一些降低成本的制度。那么采用什么方法才能降低成本呢？对于邮政来说，第一种方法就是同本国航空公司协商有关投递的组织问题，以此对来自各原寄国的邮件制定较低的投递费。对于航空公司来说，邮政往往具有巨大的潜在业务量，因为邮政可以对寄往他们国内的邮件制定诱人的运输费，这种资费定位是商业函件私营公司所办不到的。直接接入也一样有好处：它又一次提供优质廉价的服务。
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商业信函或邮政垃圾 商业信函往往与广告传单相似。然而，这是两个不同的概念。 把一条重要新闻公布于众，这就是商业函件的职责。我们能销售世界上最佳的产品，但不能搞错目标。否则，你的商业信函最终只能被扔进垃圾箱。举例来说，试图把护发素卖给秃头，把养狗目录单卖给钟爱猫的人，把学龄前教材推销给老人。 所以，卡片柜是商业信函整个计划的王牌，商业信函活动的一切效率取决于它。瞄准目标是把所有产品或服务同群众的要求、利益和购买习惯相结合，并最大限度地给予满足。所以在这一领域的许多专家认为，在推出商业信函活动时，需要考虑各种因素，其中，包括使卡片柜的质量得到保证，仅此一项就能确保40％的成功率。 资料来源：www.uspsdirectmail.com |
邮政提供低资费的另一个例子是：在装运时用唯一的、相同的文号登记，也就是说，可用唯一的、同一级别的方式处理各类尺寸和各种重量的邮件，即集散和预分拣——随附由商业函件寄件人或集成商发出的的文件——这样，简化了邮政部门的工作，能使商业信函企业享受到最有利的当地资费。作为一个集成商，Johnson ＆ Hayward公司利用商业函件直接接入，使客户节省了投递费和邮资费，不过，只有当根据当地邮政要求寄往既定国家居民的邮件量巨大时才有可能。我们还可以同某些邮政合作，使业务量较少的商业函件寄件人得到相同的利益，他们可以夹寄来自不同企业的各类邮件，并把这些函件交给一个当地邮局，使之进入本国系统。
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商业信函和其他广告形式 商业信函和“传统”广告是不能相比的。当我们谈论电视、收音机或其他媒体时需要记住的第一件事，就是媒体虽然能接触数以百万计的个人，但没有任何办法知道我们的媒体是否面对着确实感兴趣的人群，他们是否在聆听我们的宣传，他们是不是对我们宣传的产品或业务表示关心。此外，一般来说，公众越广泛，价格就越高。利用商业信函业务定能达到非常可靠的、有效益的目标。 资料来源：www．uspsdirectmail．com |
直接接入
对于大部分企业而言，直接接入越来越有意义。我们以同Johnson
＆ Hayward公司合作的一个企业为例，这是美国的一家很大的零售公司，在其他国家有子公司，由于在其他国家有实体的存在，这家公司希望它的商务函件和广告函件能有在现场制作的形象，并接受美国公司的监督和领导。我们同当地的商业函件和寻址企业合作，以便确保我们能有合适形式的材料，并遵守这些国家关于商业函件的当地邮政规定。由于所有附加材料和促销材料的直接接入，我们已得到回报。作为当地的一个商务企业，推出和接受直销市场，并取得全面的成功，凡邮件直接接入的各国邮政部门都实现了丰厚的收益。
复杂的商业函件
在我们这个以科技为特点的时代里，现在提出的问题是：商业信函寄件人希望他们的国际邮件采用多高程度的技术条件？企业习惯于想知道每一阶段和每一时刻他们的商业信函所处的境况，起码是想知道他们的邮件是否已离开印刷厂的印刷机。他们也习惯于跟踪由专门载体寄发的每个邮件，直至签字确认、盖戳、收悉。然而，他们的大宗商业信函是没有任何信息的。但企业提出的要求越来越强：他们要了解其邮件的定位，何时到达目的地，这就是说，要求有一个飞跃，要具有高科技，对大宗邮件应提供跟踪定位的服务。并不是要求对每个折叠式函件都跟踪，但至少要跟踪每批大宗邮件，应了解每批大宗邮件的情况。
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卡片柜或数据库？ 即使我们往往把这个同那个搞混了，但是卡片柜与数据库之间还是有一个较大的区别。 卡片柜中有原始的信息，包括客户的姓名、地址，一般来说，或是回答了一个咨询（这是回答卡片柜），或是订阅了一种杂志或一份保险单（这是编辑卡片柜）。 相反，数据库是一种知识性设备。它是市场营销的一种强大的工具，也是在该领域工作的技术人员的好朋友。理由很简单，它向企业提供为达到目标所需的信息，并为它的商业信函提供更高的效率。数据库逐步建立各种类型 资料来源：www．uspsdirectmail．com |
目前，在国际邮袋由航空公司装运前，邮政部门均先通过电子扫描安检。一些邮政也相互商定，对在其领土上收到的邮件进行扫描后予以确认。由于有了这些信息，集成商和商业信函寄件人才能确定大概的投递日期。对于负责电话调查、订单处理、库存准备的商业信函寄件人来说，了解邮件到达寄达国日期的知识尤为重要，这可确保日后商业信函活动的开展取得成功。
简化国际包裹的寄发程序
新技术带来的其他成果：国际包裹的增加。全世界商业信函的增加和互联网的大量使用，其结果是跨国包裹量的增加。但是，这些包裹在流通中的最大障碍是海关查验。为了在这个市场上具有竞争力，邮政部门应制定有效的方案，同时要与该国的海关当局和世界贸易组织合作，以简化寄往这些国家包裹的手续。鉴于跨国邮政包裹量不断增长，那些从现在起就开始实施这些计划的邮局，其处境将更为有利。
通往成功的钥匙
当人们懂得，世界正在变化，各国人民越来越有相似之处，他们正利用125年前万国邮联成立时代根本不敢去想的那种方法相互通信，他们才能真正掌握通往成功的钥匙。其他国家的邮政客户也可成为你的客户。这就是说，在邮政和商业信函寄件人之间、邮政和集成商之间、甚至邮政与邮政之间、所有邮政之间必须加强合作。地址标准化显得比过去更应提上议事日程。地址的逻辑性书写将大大方便邮件寄发前的准备，因此也可更快到达目的地。
但是，合作不应仅限于世界邮件投递机械方式的变化。最近几年，大部分邮政已经看到在对他们的合作伙伴采取了像对待客户那样的服务态度所得到的好处。凡采用这一做法的人已找到了竞争和成功的秘诀：倾听客户的心声，与客户合作，努力使他们满意。邮政与其客户之间的商务联系得到改善后，定将大大改变人们处理世界事务的方式。