银行档案“大搬家”——江苏无锡市分公司运作高端个性化物流项目掠影
王海燕   2018-02-05   来源:中国邮政网

  随着国家对银行数据资料的管控升级,各家金融机构随之而动,档案资料都要逐步整体转移到全国中心或省中心。江苏省无锡市邮政速递物流分公司抓住这一市场需求,勇于创新、大胆突破,在交通银行无锡分行档案资料搬迁项目中实现“开门红”。

  1月18日15时20分,在位于江苏省扬州市区的交通银行江苏地区综合档案管理中心门前,无锡市邮政速递物流分公司工作人员从8吨邮车上卸下最后一箱交通银行无锡分行(以下简称无锡交行)的档案资料,经确认无误后,由EMS押运安保员协助银行工作人员送到档案管理中心9层按位上架。至此,无锡交行23万份、重达304吨的档案资料搬迁项目顺利完成,比合同规定的时间提前了12天。“EMS运作有序,安全性高,帮我们解决了一个难题!”无锡交行办公室主任张吉平如是说。

  第一个吃螃蟹

  2017年10月下旬,无锡市分公司商企中心在客户维护中获悉,无锡交行发布了招标公告,该行23万份档案资料要整体搬迁至位于扬州市的交通银行江苏地区综合档案管理中心。

  “这可是我们无锡交行的全部家底。”张吉平说。档案资料大规模整体搬迁对无锡交行来说是第一次,数十年的银行档案资料,其价值不能简单地用数字来衡量。为了确保万无一失,无锡交行面向社会公开招标,要求中标企业在50天内将无锡交行4个分支机构档案库房内的会计凭证、会计报表、外汇资料、会计塑封凭证、个贷档案等统一搬运至档案管理中心,所有材料要从档案室3100多个密集架格口下架,按照档案编码规则进行装箱整理,整个搬迁过程不能错位、资料不能受潮,运送到档案管理中心后还要按照原顺序排列上架。

  “省内兄弟分公司没有现成的经验可以学习”“我们不懂档案管理的专业知识怎么办”……在无锡市分公司市场部召开的交行档案搬迁项目论证会上,参会人员充分开展“头脑风暴”,既研究问题,也碰撞思想火花,在困难面前,大家没有退缩。“先干,不争论,我们有容错机制,要敢于第一个吃螃蟹。”无锡市分公司市场部经理吴宏娟说。

  有底气的中标

  银行档案搬迁项目的特点是高安全性和高准确性,一方面搬运人员接触的是保密资料,另一方面搬运人员需要定置定位准确上下架。“这既不是一般的寄递,也不是普通的物流,更不能等同于简单的搬家,这是高附加值的个性化定制型物流业务。”无锡市分公司副总经理蒋晓武说。

  决定要参与项目投标之后,无锡市分公司商企中心成立了专门项目组,积极与无锡交行进行接洽。他们首先了解银行档案搬迁的特殊专业性需求,针对散装、箱装、塑封等操作环节制定科学的运输包装方案。其次,查看无锡交行4个档案室现场,工作细致到“能否进出8吨和14吨卡车”“有无货梯”“档案室到停车位的距离”“上架下架登记造册的综合效率”等方面,据此来测算需要的人工、车辆和天数,根据“精确测算出来的项目成本”加上“EMS品牌溢价”,决定以38万元的报价参与投标。

  2017年11月8日项目开标,无锡市分公司报价虽然比竞争对手高出15.6万元,但最终被无锡交行评定中标。“EMS工作人员多次到档案室现场仔细查看,标书中列出的流程和预案十分严谨缜密,把这么重要的档案交给EMS,我们放心!”张吉平说。

  打开了一扇窗

  在竞争激烈的快递物流市场中,该项目为无锡市分公司打开了高端个性化物流市场的一扇窗。

  为做好无锡交行档案资料搬迁项目,无锡市分公司成立了以分管副总经理为组长的专门项目组,下设下架组(无锡)、运输组、上架组(扬州)3个小组,明确岗位职责。在项目启动前,项目负责人针对项目运行各环节,对搬运记录员、搬运员、押运安保员、汽车驾驶员等具体操作人员进行了专项培训,制定各项工作的操作规范。2017年12月8日,档案搬迁工作开始,在整个项目运行中,档案搬出、装运、运输、搬入的各个环节都有专人清点登记,确保搬迁档案的数量、顺序无误,各流程环环相扣,相关人员各司其职,每天严格按照工作计划执行搬迁操作,最终顺利完成项目运作。在与无锡交行成功合作的基础上,目前,无锡市分公司又与当地中国银行、农业银行初步达成了2018年档案搬迁的合作意向。

  “高端个性化物流市场往往代表着高难度、高风险、高收益,针对陌生的领域,EMS要有多年从事寄递业务的底气,敢于竞争、勇于创新,推动转型发展。”无锡市分公司总经理徐建荣说。

编辑:丁位方