ERP业财集成推动中国邮政“业财一体化”取得新进展
2016-05-24   来源:中国邮政报

  “业财一体化”指业务和财务的一体化,即在当业务发生的时候,业务能够及时反馈给财务信息流,使财务数据和业务融为一体,确保财务报表真实准确地反映企业的经营状况。它的基本思想是,在包括网络、数据库、管理软件平台等要素的IT环境下,将企业经营中的三大主要流程(业务流程、财务会计流程、管理流程)有机融合,将计算机的“事件驱动”概念引入流程设计,建立基于业务事件驱动的财务一体化信息处理流程。

  业财一体化设计目标

  “业财一体化”是现代企业管理发展的趋势,在企业管理精细化要求越来越高的今天,企业对财务核算的要求越来越高,尤其是财务分析所需的信息,在支撑企业决策时需要更规范、更准确。在这一指导思想下,集团公司结合ERP项目建设的部署,全面推动ERP系统与营业、集邮、报刊、订单以及邮政金融、速递物流、保险、证券等业务系统进行集成(即业财集成),以ERP系统为主定义集成映射规则,促进前端业务系统进一步规范和控制业务数据,保持业财信息的一致性。具体设计目标包括以下方面:

  实现业财闭环管理。业务的信息自动集成到ERP系统财务模块,实现业务驱动财务。

  确保业财数据完整性。ERP系统按照业务和财务管理颗粒度,直接从业务系统源头提取各环节、各业务类型数据,保障核算信息的完整,形成业财高度协同,杜绝中间加工环节,理顺业财之间的责任权限。

  提高业务数据准确性。利用前端业务系统的改造成果,规范和控制业务数据在源头采集、源头调整,并建立业务数据稽核机制,降低数据差错率。

  加强业务反馈及时性。建立数据每日同步机制,及早进行业务数据分析,便于及时发现问题。

  提供业务线索可溯性。打破财务、业务信息壁垒,充分发挥ERP系统横向集成、纵向贯通的优势,实现业务数据的可视化,便于追溯。

  业财集成的工作内容及初步成效

  (一)集成思路

  在ERP项目实施的过程中,按照“端到端”流程设计思路,从业务流程延伸至财务核算及管理流程,实现业务信息与ERP系统核算、预算、管理会计等模块充分集成,确保业财管理流程和信息流程的连通性和完整性。通过业务、财务数据自动集成,将邮政经营管理中的业务、财务信息与管理流程进行有机融合,建立基于业务驱动的业务、财务一体化信息处理流程,替代原来的手工入账。业务数据传递给ERP系统后,自动生成凭证和自动入账,使业务和财务数据融为一体,数据传输过程有效杜绝了人为干预,做到数据统一和充分共享。

  (二)流程梳理及集成方法

  1.从销售到收款流程。以销售合同或销售订单为源头,根据履约完成情况,按照交付的服务和实物,实现销售环节的业务与财务应收或收款事项的集成。实现销售到收款的集成后,业务部门的营业款信息、收入信息、客户欠费信息能够在财务得到及时反映并保持一致,提升了业务部门的管理水平,也实现了财务核算的自动性。

  2.从采购到付款流程。通过采购合同或采购订单、采购接收、采购开票结算等环节的对应,将采购环节的业务与财务应付或付款事项集成。通过业务驱动来实现业务资金的支付功能,同时满足业务部门对财务付款信息的查询。

  3.从库存到供应流程。分解库存业务各环节,从采购接收入库、库存调拨、库存领用、销售出库、库存盘点到财务基于库存业务的核算集成。在实现库存到供应流程的集成后,业务部门和财务部门的出入库数据保持一致,同时实现库存成本以及销售成本的自动结转。

  4.从作业到成本分析流程。通过归集作业各环节成本或费用,基于各环节清分结算结果,集成作业环节的损益。在实现作业到成本流程的集成后,生产成本的信息由业务系统驱动产生,可以展开网点、专业等成本分析,提出成本管理的改进措施。

  (三)集成范围

  根据ERP系统建设总体计划,在第一期工程建设中,需要和28个外围业务系统实施集成对接。其中,邮务类系统17个、邮储银行业务系统4个、速递物流业务系统5个、保险类系统5个。2015年,ERP系统已经与11个外围系统实现了部分集成,今年将完成与全部外围系统的集成对接。

  (四)初步成效

  通过ERP系统与业务系统的应用集成,实现了业务流程与财务流程的紧密衔接,数据源头采集,一次生成,全程共享,无人为干预,自动关联业务系统的业务操作和会计核算,促进了业务管理更加规范,财务核算更加准确。

  提高了业财数据的准确性。按照业务和财务管理颗粒度,ERP系统在业务系统源头自动提取各类数据,通过增加逻辑控制,从技术上增强了系统操作的严密性,有效控制了手工数据可能形成的不准确、不真实问题,提高了业财数据质量。截至目前,ERP系统已集成了函件、包裹、快递、集邮、代理储蓄、代理保险、汇兑、部分出售品以及部分电商代理类业务,邮务板块约95%、速递板块约90%(产品口径)的收入通过系统集成自动予以实时归集、入账。

  提高了欠费管理水平。一方面,各类业务系统内的欠费通过系统集成实时导入ERP系统,经过业实、业财核对无误后,实现了欠费信息按机构(网点、专业局)、产品、客户、账龄、经手人等多维度标注及相互之间的交叉验证控制。另一方面,借助ERP系统,从管理上实现了垂直向下“透视管理”,上级部门可以及时了解下级机构欠费情况,及时指导开展清欠工作,有效防范因客户欠费带来的经营性风险。总之,通过以上措施,欠费信息更加完整、清晰、准确,欠费清理将更加及时有效,管理将更加规范。

  促进了业务经营。实施业财集成后,业务部门通过业务系统能够查询到ERP系统的有关数据。比如在ERP系统付款后,ERP系统将会把已支付信息反馈到前端业务系统,提升业务部门的管理时效。同时,支付流程从线下转为线上,提高了业务资金支付的效率。另外,通过机构、客户、产品主数据关联,提高了数据一致性,可有效揭示拼凑大客户、违规资费优惠、虚假交易、跨界揽收等行为,管理控制更加有效。

  (内容由集团公司ERP项目实施办公室提供)

编辑:丁位方