众志成城 攻坚克难 助力企业经营管理跃上新台阶——ERP系统工程顺利完成2015年工作任务
2015-12-29   来源:中国邮政报


    

与埃森哲顾问讨论推广工作。


    

对数据问题进行讨论交流。


    

召开会议研究试点上线工作。


    

朝气蓬勃的邮政自主团队。

  【编者按】

  ERP系统工程是集团公司信息化建设的核心项目,是中国邮政推动管理模式转型升级、建设世界一流邮政企业的重要抓手。2015年,在集团公司总部和各省(区、市)邮政的支持配合下,ERP项目团队遵循“重点板块先行、分模块上线、迭代式推进”的策略,努力克服多线作战、任务繁重所带来的困难和压力,保质保量地开展和完成了方案设计、开发测试、数据清理、试点上线、全面推广以及运行支持等一系列工作内容,顺利完成了全年任务。截至今年底,ERP系统主数据模块、财务核心模块和配套建设的省级会计核算平台已在集团公司所属31个省级分公司和速递物流板块全面上线,各推广单位通过ERP系统的建设参与和运行应用,有效夯实了自身管理基础,显著增强了财务管控能力,系统建设成效初步显现,朝着管理精细化目标迈出了重要一步。

  展望2016年,ERP项目建设将进入模块叠加、板块推广、优化提升的新阶段,任务更加繁重艰巨,ERP项目团队有信心在集团公司的正确领导下,在各方面的大力支持配合下,争时间、抢速度,加倍努力,砥砺奋进,攻坚克难,扎扎实实完成好各阶段任务,争取向集团公司交出满意的答卷。

  2015年ERP系统工程大事记

  邮务板块

  2015.4.30

  辽宁省分公司两地市启动试点上线。

  2015.6.29

  山西、辽宁、江苏省分公司全省启动试点上线。

  2015.8.30

  第一批推广5省份启动试运行上线。

  2015.9.29

  第一批推广9省份启动试运行上线,试点3省份单轨运行切换。

  2015.10.30

  第二批推广14省份启动试运行上线,第一批推广5省份单轨运行切换。

  2015.12月底

  第二批推广14省份单轨运行切换,全国31个省级分公司全面实现ERP系统核心模块单轨运行。

  速递物流板块

  2015.7.30

  辽宁省分公司启动试点上线。

  2015.9.30

  第一批推广9省份启动试运行上线。

  2015.10.31

  第二批推广14省份启动试运行上线。

  2015.11.30

  第三批推广9单位(7省份+速递总部+南京集散中心)启动试运行上线。

  2015.12月底

  启动单轨运行切换试点。

  工作成效

  成效一:主数据管理体系初步建立

  创新引入主数据管理概念,从邮政各项业务、管理系统中整合梳理出4类8项主数据(组织机构、员工、客户、产品、物资、供应商、银行账号、会计科目),将主数据集中于ERP系统进行管理,构建形成邮政主数据管理平台,实现核心数据信息共享,同时制定和发布了主数据维护和变更的相关规范,为业财集成和系统互联互通奠定了坚实基础。

  成效二:业财集成初见成效

  围绕实现业财一体化的核心目标,对邮政相关外围业务系统进行深入调研、需求分析和梳理研究,制定了包括报销报账、营业、报刊、集邮、代理金融、电子商务、分销、网运、投递、人力、客管等近50个业务生产和管理系统在内的业财集成方案,按照“成熟一个、接入一个”的原则推进系统集成工作,今年初步实现了营业、集邮、网点核算、客管、报销报账等重要外围系统的集成,为全面实现业财一体化目标开启良好开端。

  成效三:财务管理趋于精细

  依托已上线的财务核心模块(总账、应收、应付、资产、管理会计等)以及省级会计集中核算平台,初步构建了新型财务管理架构,财务系统功能在原有管理系统基础上大幅提升,管理的精细度和维度也得到极大扩展,朝着财务精细化管理目标迈出重要一步。

  【八大关键词】

  方案设计

  方案设计就好像打地基,是ERP项目实施非常关键的阶段,后续实施工作的推进,包括系统的构建、系统的测试等环节均基于该阶段的成果。

  ERP项目团队通过借鉴国际最佳实践,基于参照模型对中国邮政现有业务流程进行了变革设计和优化改进,形成了主数据管理、财务管理、投资项目管理、采购管理和审计管理等一系列实施方案,并根据各方案要点形成各业务模块的详细流程设计,有力指导后续工作开展。

  数据质量

  ERP项目“三分技术、七分管理、十二分数据”,数据的质量是上线的前提和正常运行的保证。ERP项目团队成立了专门的数据工作组,针对ERP系统主数据、静态数据、动态数据上线要求,及时下发各类模块数据,校验核对,并反复强调和实际指导;各省(区、市)邮政也按照集团公司要求,集中力量,加班加点,付出了巨大努力,各项数据及时清理到位、核对到位,确保数据准确无误,满足上线质量要求。

  主数据:统一了会计科目、银行账户,明确了集团统一的一级会计科目体系;初步梳理建立了统一的产品分类体系结构;邮务板块和速递物流板块共整理组织机构主数据16万余条,识别出已集成系统的有效客户数据共计90万余条,收集整理出供应商信息和财务信息19万余条。

  其他数据:完成包括财务静态数据和动态数据在内的600万余条数据(银行账号、往来账、期初余额等)的导入和设置。

  业财集成

  为了实现当业务发生的时候,业务能够及时反馈给财务信息流,使财务数据和业务融为一体,确保财务报表真实准确地反映企业的经营状况,集团公司借ERP项目建设部署的契机,全面推动ERP系统与营业、集邮、报刊、订单以及邮政金融、速递物流、保险、证券等前端业务系统进行集成,以ERP系统为主定义集成映射规则,促使前端业务系统进一步规范和控制业务数据,保持业财信息的一致性。

  2015年,已实现与ERP系统集成的外围业务系统包括邮务板块的报销报账、银企直连、客管、人力资源、营业、集邮、订单、网点核算和汇兑等系统,以及速递板块的报销报账、收寄和客管等系统。

  试点推广

  先期开展试点:为有效控制风险、统一模板、积累经验,山西、辽宁、江苏三省邮政分公司和辽宁省邮政速递物流分公司分别作为邮务板块和速递物流板块的试点单位,先期进行了试点。试点期间,各试点单位坚持边学边干,始终将“确保ERP试点成功,推进邮政转型发展”作为工作目标,以高度负责的态度,积极稳妥推进试点工作,为全国邮政其他兄弟省份探索和总结经验。

  邮务板块推广:在试点基础上,从8月底开始,ERP系统核心模块在28个省级分公司分为3个批次上线。8月底第一批5省份上线,9月底第一批9省份上线,10月底第二批14省份上线,每批推广省份ERP系统试运行两个月后实行单轨运行切换。12月底,第二批推广14省份单轨运行切换后,标志着全国31个省级分公司全面实现ERP系统核心模块上线运行。在推广应用过程中,同步对70多项相关制度规范进行了修订和完善。

  速递物流板块推广:在辽宁省分公司试点基础上,9月,第一批推广9省份试运行上线;10月,第二批推广14省份上线;11月,第三批9省份试运行上线。

  系统构建

  系统构建的主要工作是根据实施方案和详细设计所确认的业务流程,将标准的ERP系统根据中国邮政的业务流程特点进行配置与个性化开发,形成可供推广上线的软件版本,具体的工作事项包括程序开发、系统测试、系统配置等。2015年,ERP项目累计梳理流程近500项,完成1400多个开发项的开发工作,并完成多轮联调测试。

  项目管理

  ERP项目组织管理体系的总体要求是领导挂帅、职能健全、人员保证。领导挂帅是指至少要有一名分管领导担任项目直接领导;职能健全是指ERP项目涉及的业务、技术、数据等项目日常工作要建立相应工作组;人员保证是指要调集业务骨干、专家参与项目,责任落实、保证质量、确保工期。

  一年来,ERP项目团队摸索出一套有效的工作方法,即集团中央组和地方组相结合,中央组负责指挥调度、集中支持,地方组负责方案落地和实施。各省份现场支持在1名实施顾问指导下,1名工程管理人员、1名业务支持人员相互配合的实施模式获得肯定,即“1+1+1”或“1+1”;结合套装软件特点,“僵化、固化、优化”的系统建设思路得到验证;建立集团、省级层面集中办公机制,集中全网资源、集中数据清理导入的实施方法取得良好效果;建立集团、省两级支持保障体系,实现专人专责保障工作有效的传达与开展。

  同时,通过ERP项目的实施,边实施、边梳理,对制度、流程、规范以及机构方面设置提出了一系列意见和建议,促进企业管理变革。

  宣传培训

  为帮助各级领导和广大员工尽快了解、熟悉ERP知识,同时积极支持ERP建设,ERP项目团队通过召开项目启动会、定期发布项目简报、编制宣传手册等方式,进行了持续不断的全方位宣传。从集团到各省级层面,各级、各部门对ERP的认识和认知显著提升,各单位高度重视,主动参与,为项目实施的顺利开展奠定了良好的基础。

  ERP系统的功能特点新颖,蕴含的知识内容十分丰富,培训工作非常重要和关键。为此,项目团队制定了周密详细、多层次的培训计划,通过集团和省份两级培训、集中和远程两种方式有机结合,既拓展了员工的知识层次和知识结构,又使员工在更深层次上去理解、认同ERP。一年来,仅集团公司总部组织集中培训就达31批次,累计参训人数近5000人,制作了19门电子课件上传至中邮网院,供全国邮政员工下载学习。

  队伍建设

  一年来,ERP项目团队组织了大规模、多层次、多专题的学习培训活动,涵盖ERP基础、Oracle应用及开发、专业业务学习等诸多内容,逐步提升团队成员素质水平。

  通过和实施商团队的共同工作,通过参与会议、方案设计、流程梳理、讨论交流、调研访谈等活动,项目团队成员的能力和素质得到了普遍提升,对ERP专业知识有了较好的掌握和理解。在今年的推广工作中,邮政自主团队作为推广主力,经受住了工期紧、任务重的巨大考验,顺利完成了相关工作任务。

  【小贴士】

  什么是ERP系统单轨运行?

  ERP系统单轨运行是相对并行或试运行的运行方式,是指所有业务均以ERP系统进行完全处理,数据、报表以ERP系统为准的业务运行方式,当存在并行(或试运行)运行的原有系统时,原系统可以停止业务处理。在财务系统方面,单轨运行后,ERP系统将作为法定账簿系统和法定对外报表披露系统。

编辑:赵柏宏