实现数字化文档传输需考虑的若干问题
越来越多的邮政用户想通过因特网来支付帐单，并通过网络和企业进行一对一的交流。数字化文档传输软件为邮政提供了一种既不影响正常的邮政经营，同时价格也很合算的系统工具来满足用户的这一新要求。
对于邮政用户来说，文件印制和分发可选用的新途径越来越多。虽然目前印刷和邮寄仍是占绝对优势的手段，但越来越多的顾客正打算利用象因特网这样的工具来接收、交寄帐单和结算单。而这部分顾客往往是被商家称为“受欢迎的顾客”的那一类人，他们收入颇高，喜好消费，付帐及时，从不拖欠。商家及邮政企业都明白有必要设法满足消费者的这一需求，但是又不知该加何做才既能以快捷的速度、合理的成本来提供这一业务，同时又能使这一新业务和现存的业务天衣无缝地结合起来。
许多邮政部门采取了把他们现有的文件印制系统进行升级改造的方式。考虑到新技术能带来的巨大收益，这的确是一种切实可行的办法。把现有的业务系统进行升级改造，企业一方面可以较少的投资来提供电子文件印制和传输业务；另一方面，由于数字信息和实物邮件使用的是同一个数据源，企业就可以把出口信息处理作为一个整体来操作。后面这一点很重要，因为现在市场越来越需要企业以最低的成本为消费者提供统一的服务和一致的信息。下面将探讨一下要把现有业务系统进行升级所需要考虑的一些问题。
一、基础模块
尽管电子文件传输技术千差万别，但图1中所列的几个模块是邮政部门对其业务系统进行改造，设计其电子文件传输方案时都不能不加以考虑的，无论你使用哪种系统，这种系统是否包括汇兑业务。图1
基础模块
1. 数据提取模块
企业向顾客系统中传输信息时，需要从印制流程和其它系统输出设备中及数据储存库里提取所需要的数据。
2. 呈交模块
所提取的数据需要转化为合适的形式来输出（如万维网的HTML格式），并按照客户选择的工具来传送（万维网服务器、传真等）。为了尽可能配合营销行动，系统还应能够按照客户要求的规格为他们提供个性化的数据格式。
3．注册模块
为了更好地为顾客服务，企业在给客户传输结算单以前，需要让他们说明对传输格式的要求。这就需要注册模块了。
4．支付模块
传输帐单的系统还应具备对帐单进行支付的功能，支付可以通过电子转帐或信用卡转帐进行。这样才能算作全程电子化传输。
5．过帐记录模块
资金从客户的银行帐户转到商家的帐户后，商家应得到过帐记录之类的通知，以便他们接收资金并将其纳入自己的资金管理系统。
6．报告及控制模块
商家有时需要知道每张票据从产生、呈交、支付到过帐的过程以及其它一些处理情况，如使用电子手段或实物形式再生帐单等。如果设计方案考虑到了以上这些因素，那么商家就可以对他们升级改造后的平台放心了，这样的平台可以满足商家基本的要求。
二、其它事宜
建立电子文档传输系统时，除这些基本模块外，有时还要考虑其它的一些事宜。
1．内部投资还是引进资金
要考虑本企业是有能力进行内部投资，还是需要利用外部资金来开发数字文档传输系统。情况不同需要有不同的配套措施。
2．实时打印还是传输已打印的文件
文件是从原始数据中生成还是使用打印好的，要看实际需要。许多客户习惯按月收到打印的帐单，但当他们上网查看帐单时，他们想要看到实时的结算单。对打印方式的选择影响到企业对流动资金的预算。
3．简要数据还是详细数据
有些客户和商家只想要简明扼要的数据，而有些客户则想收到和实物帐单一样详细的电子帐单，并明确地看到转帐过程。4．选择文档传输形式因特网提供了工具和平台，可以使许多现今用实物传递的文档使用网络传输，网络既能为成批的消费者服务，也能为零散的消费者提供信息和商务服务。
5. 付款方式的选择
是使用DDA、支票还是用信用卡来付款？如果使用信用卡来结帐，那么还涉及到支付利息的问题。
6．用户通知功能
系统是否可以通知用户文件己准备好或已用电子邮件发出？这是消费者和商家都期望系统所具备的功能，以便消费者在得到通知后迅速作出反应。
7．法规问题
电子文档应不应遵守对于印刷文档的规定？消费者是否会拒付电子帐单呢？
8．吸引消费者的策略
如何吸引消费者，使他们改变消费行为，来注册使用新的文档传输工具？
9．安全措施
应采取什么样的措施来保证文档在传输过程中的安全？保证文档和付款不被篡改是最起码的要求。
三、电子文档传输的好处
电子文档传输对消费者和商家都有好处：·对商家来说：满足了想使用电子手段传输文档顾客的愿望；省去了邮票和纸，降低了信息处理成本；具有了针对不同消费者的要求发送具有个性化文档的能力，从而促进了业务的繁荣；省去了存放现金的保险柜，简化了汇款手续；通过电子手段来收款，减少了现金流动；具备了对文档全程跟踪的能力。·对消费者来说：省去了个人办理银行业务及邮寄的成本；可以享受电子传输带来的方便、快捷，并增加了选择的余地；支付形式灵活、安全；能收到电子付款收据。
数据化传输软件是一种功能强大的文档传输系统，无论你的客户选择什么样的文档传输形式，此系统都可以使用。更重要的是，通过让客户选择他们自己的传输方式，以及根据接收者的要求发送不同的文档等方式，加强了企业和消费者的交流。控制和报告功能可以根据需要对文档跟踪、检查验单、再生文档。电子邮件通知功能可以使消费者鼠标一点就能得到帐单。通过万维网自助注册报名省去了亲临服务区的昂贵成本，并可根据需要再生信息。■
孙万军 译自《POSTAL TECHNOLOGY‘1999》