电脑打印封装邮件的下一步走向

《邮政发展动态》１９９８年第８期

电脑打印封装邮件业务(Hybrid Mail service)以下简称HMS，目前正经历着整个世界企业蓬勃发展的风潮。该业务正逐渐成为邮政提供客户标准化服务的重要部分。此外，HMS受到资讯科技界的认同，所以未来邮政与工业主要领导携手合作，共谋发展的契机是指日可待的。

HMS系使用电子传输通路来处理传统邮件的业务。客户可从自己的电脑直接将邮件发送到邮局，邮局收到该邮件后，经电脑分拣，再以专用网路传送至收件者附近的邮件打印封装中心，由该中心利用电脑及自动化打印封装设备转成实体邮件后，由投递员送至收件人手中。

HMS结合了传统邮件的投递网路以及资讯技术的快速时效的特点。它的目标主要是集中在传统邮件市场的商业邮件，包括商业界对商业界及商业界对一般用户。目前申请使用邮政的主要项目：报价单、银行对帐单、到期通知书，资讯函件及广告传单。

策略的执行

邮政电脑打印封装邮件业务的推出，系因适应传统邮件市场的竞争及日新月异的技术发展。目前约有85%的传统邮件使用电脑来创稿。对任何邮政机构而言，开办HMS是一项挑战。现在全球约有25个国家的邮政已经开办该项业务，并有许多国家邮政计划陆续开办此项业务。开办HMS业务是很复杂的，但就长远的观点来看毕竟是利多于弊。

HMS的效益

推展HMS的主要效益如下：

一、收入增加

由于HMS结合了传统邮件处理程序的优点及资讯技术的力量，可以提高传统邮件市场的竞争力，并可巩固邮政的核心业务，甚至还能创出一些新的资费收入。因为终端使用者可在短短数分钟内寄信给数百个客户，特别是客户要求的事项，可很快获得回应，使得业者与客户乐于使用HMS的服务。再者，实施HMS也能为邮政另开新财源，现简述如下：

(一)邮资提高：依据每个邮政所采用各种不同的资费政策而定，邮资可增加20%～70%的收入。

(二)新增软件使用费的收入项目：邮政提供有关软件(如地址更改、邮递区号资料库、电子邮票及储汇等项目的服务)。

二、成本降低

对邮政核心业务的最大贡献是使其成本降低，所以邮政采用HMS是因下列传统邮件处理的部分或全部程序的节省。

(一)邮件收揽——包括街头的邮筒与柜台交寄的信件。

(二)邮票盖销。

(三)前端邮局的分拣。

(四)至最终分拣中心的运输。

(五)最终分拣中心的分拣。

(六)至投递局分拣中心的运输。

此外，由于邮件格式规格化，收件人地址及邮件内容均由HMS系统处理，所以投递局分拣中心的机器设备可发挥最大效率，因而缩减作业成本。

三、形象提高

邮政实施HMS可提高企业形象，不仅令客户产生技术先进及效能提升的良好印象，也能改善服务品质，提供便民的措施。此外，并促使邮政资讯技术业者携手合作，有助于商机发展及更多的服务。

HMS成功的关键

邮政已公认实施HMS的一些关键的成功因素：

一、邮政实施HMS是希望此举能带来企业的长远发展，而不只是着眼于其封装打印与邮件的业务增长而已。所以如何加强HMS的系统管理及客户使用的便利性是邮政未来努力的重点。

二、邮政之间所使用的系统，应力求彼此的相容性，如此可提供更多服务。

三、经验分享是减少摸索并加速学习成效的关键，同时也能使HMS的市场发展更通畅。

摘编自台湾《今日邮政》1998年第2期